No existe negocio que no disponga de un programa de gestión propio y adaptado a su sector. Informática y tecnología se dan la mano continuamente para desarrollar los mejores softwares de gestión empresarial, adaptados a cada tipo o modelo de negocio, con la finalidad de optimizar todo lo relacionado con el mismo. El sector de la limpieza no podía quedar fuera de este avance y mucho menos, la parte que se encarga de proveer al sector de los productos necesarios para que cumplan su cometido, tampoco podían quedar fuera del mundo online.
Basta con entrar en tiendas como Stocknet, expertos en la venta de productos de limpieza, para comprobar la ventaja que supone, disponer de un buen programa de gestión y comercio electrónico. Siendo el sector de la limpieza uno de los mas exigentes a la hora de contar con la disponibilidad de los productos, un software que ofrezca todas las funciones necesarias para un buen desarrollo del negocio, es fundamental.
Un programa informático de facturación y contabilidad que incorpore la TPV para la correcta gestión de la empresa desde el punto de vista de la tecnología informática, es la herramienta clave para el comercio online. Las aplicaciones disponibles en la actualidad, ofrecen grandes posibilidades, entre las que cabe señalar, la gestión de los lotes, caducidades y números de serie para cada uno de los productos. Los procesos con los diferentes proveedores, como las compras, los pedidos, las devoluciones… Y por supuesto, los que hay que llevar a cabo con los clientes: confección de albaranes, facturas, tickets, pedidos, devoluciones, presupuestos, etc. Sin olvidar una buena gestión de la cartera, en la que se incluyen los cobros y pagos, la contabilidad, las remesas bancarias, inventarios o gestión simultanea de varios almacenes.
El mundo de la informática, ofrece programas de todo tipo, más sencillos, mas complejos, con mayores prestaciones o con los módulos más básicos. Todo ello en función de las necesidades del negocio, como es lógico. Si tu negocio es pequeño, basta con un paquete básico que incluya la contabilidad, el control de stock y poco más. Pero a medida que el negocio vara creciendo, contar con un potente software de facturación y contabilidad, que incluya la terminal de pago y permita gestionar la empresa al completo, incluido el personal, es la mejor manera de controlar el negocio.
Si se trata de un comercio de productos de limpieza, este tipo de programas, permite automatizar la gran mayoría de los procesos relacionados con la gestión de los clientes, los proveedores y el inventario desde un mismo lugar.
Funciones y funcionalidad del software para venta de productos de limpieza
Una empresa que se encargue de comercializar productos de limpieza a gran escala, debe contar con las herramientas de gestión mas actualizadas. Las funcionalidades que debe ofrecer este tipo de programas deben incluir, la gestión de los lotes, las fechas de caducidad de los productos y sus números de serie, al mismo tiempo que los procesos con los proveedores (compras, pedidos, devoluciones). Debe proporcionar las herramientas de análisis y creación de informes que permitan al empresario acceder a la información necesaria a la hora de gestionar su negocio.
La tecnología más vanguardista, debe garantizar la máxima seguridad de todos los datos contenidos en la aplicación y resultan sensibles al tiempo que se incrementa el número de clientes y proveedores. Una plataforma completa, permite a las empresas, agilizar las operaciones al mismo tiempo que controla los costes y aumenta la satisfacción de los clientes. Las ventajas competitivas que proporciona, contribuyen a una mejor eficiencia del negocio.
En algunos casos, los programa, ofrecen módulos opcionales que permiten hacer gestiones a través de otros dispositivos, como una Tablet. De esta manera, pueden recogerse los pedidos, hacer albaranes o facturas o consultar precios, logrando una sincronización de los dispositivos.
Este tipo de programas, no pasan por alto ningún detalle y se desarrollan como herramientas intuitivas y fáciles de manejar que cuentan con accesos directos a los campos de mayor utilización con la finalidad de agilizar toda la operativa necesaria. Ofreciendo la posibilidad de personalizar todos los botones de acceso en función de las necesidades.
Dentro de los campos más habituales, se encuentran los artículos. En este sentido, permiten la introducción de tantos artículos y productos como sea necesario. Cada artículo dispone de una ficha en la que pueden incluirse los datos necesarios y relativos al precio, margen de beneficios deseado, tarifas de venta en función de la cantidad, categoría, proveedor, fabricante, stock disponible, etc. Incluso permite la emisión de etiquetas e informes de compra y venta y adjuntar fotos del producto, algo necesario tanto para los usuarios como los administradores.
Otro de los campos que debe incluir es el relativo al área de proveedores. En este apartado, pueden crearse las fichas de los proveedores y completar todos los datos básicos y adicionales que incluyen los métodos de pago, vencimiento de facturas, diferenciar la dirección fiscal de la comercial y la de envío, adjuntar ficheros, horarios, persona de contacto, etc. Las opciones se multiplican a la hora de llevar a cabo una buena gestión de proveedores ya que permite la creación de documentos y pedidos que se envían directamente a través del programa. La recepción de albaranes, registro de facturas y realización de presupuestos, se incluyen en este apartado.
La optimización que se logra, incluye la automatización para reponer mercancía haciendo los pedidos al proveedor cuando los productos disponibles se sitúen por debajo del stock mínimo deseado o hacer reposición dentro de un periodo de tiempo estipulado.
En cuanto al área de clientes, las diferentes pestañas ofrecen la posibilidad de completar toda la información necesaria para llevar a cabo las transacciones: cobros, periodicidad, descuentos, direcciones, informes de todo tipo (ventas, cobros, saldos…) y lograr un completo control sobre los movimientos y necesidades de los clientes.
El acceso a todo tipo de documentos de gestión para los clientes, se encuentra a un solo clic. Permitiendo hacer los presupuestos, crear los pedidos y albaranes al mismo tiempo que se emiten las facturas pertinentes.
No solo contempla la posibilidad de registrar todos los movimientos que se hacen, los programas más potentes, envían los presupuestos y los convierten en pedidos e incluso, facilitan el arqueo de la caja.
Con una herramienta de esta categoría, es posible controlar por completo todas las gestiones realizadas con los clientes y proveedores. Se pueden crear todo tipo de informes que se visualizan en el momento y pueden ser impresos, exportados o enviados por correo electrónico sin la necesidad de hacer papeleo.
Optimización en la gestión y en los recursos
Llevar a cabo una buena gestión empresarial es mucho más sencillo si cuentas con una herramienta adecuada. Donde antes había montañas de papel que había que mantener en orden y actualizadas de forma continua, con todo el trabajo que eso supone, ahora solo hace falta un ordenador y los dispositivos que la envergadura del negocio, requieran.
Gestionar una empresa que comercializa productos de limpieza, se ha convertido en una tarea más simple gracias a la optimización que procura un buen software. En estos programas, se integran de forma óptima las tiendas online y la gestión de la empresa. Algo favorable tanto para los clientes como para el negocio.
Controlar los productos disponibles en todo momento, los pedidos de los clientes y a los proveedores, de forma simultanea es algo que facilita el trabajo. Disponer de toda la documentación en un mismo lugar, con solo pulsar un botón, sin tener que buscar entre montañas de papel ha hecho que este tipo de empresas que trabajan tanto a gran escala como pequeña (venta a empresas y particulares), obtengan mejores resultados en sus cuentas anuales.
No podemos dejar de señalar la posibilidad de incluir módulos en función del tamaño de la empresa y sus operativas. Si se trata de empresas con muchos empleados, opciones como la gestión del personal, pueden incluirse en el programa mediante la implementación de un módulo específico para tal fin.
De esta manera, el empresario puede acceder a todo tipo de información relativa a la empresa sin necesidad de recurrir a los diferentes departamentos que la componen. Al mismo tiempo que se puede autorizar el acceso a los campos más relevantes a aquellos que lo requieran y limitarlo al personal necesario.
Sin lugar a dudas, gestionar una empresa de productos de limpieza mediante el uso de las herramientas que la informática y la tecnología ofrecen es una de las mejores maneras de facilitar la gestión.
A nivel interno, optimización en todos los procesos. A nivel clientes, todo un escaparate de productos y artículos a disposición del cliente. La creación de la tienda online y su implementación en el programa, van de la mano, pudiendo lograr una interfaz intuitiva y atractiva para los usuarios y clientes desde un mismo lugar.
La facilidad de compra que ofrecen este tipo de programas, cada vez más utilizados, es algo que a los clientes y usuarios no pasa desapercibido. Si entran en una web que permite hacer compras recurrentes sin tener que estar pendientes cada vez que necesiten abastecerse, es un plus añadido que ofrecen estos softwares para la gestión de comercios online de productos de limpieza.
